PRIVACY: REGISTRO OBBLIGATORIO ANCHE PER I CONDOMINI
Il regolamento europeo sulla privacy (Gdpr) ha imposto ad alcuni soggetti la tenuta obbligatoria del registro delle attività di trattamento. Tra costoro, chiarisce il Garante Privacy, rientrano anche i condomini, ma solo ad alcune condizioni
di Marina Crisafi – Anche i condomini sono tenuti obbligatoriamente alla tenuta del registro delle attività di trattamento ai fini privacy, ma solo ad alcune condizioni. Lo ha chiarito il Garante della Privacy con la pubblicazione delle faq ad hoc sul registro delle attività di trattamento introdotto dal recente regolamento europeo sulla privacy (Gdpr).
REGISTRO DELLE ATTIVITÀ DI TRATTAMENTO: COS’È
Il registro delle attività di trattamento è uno degli adempimenti principali del titolare e del responsabile del trattamento dei dati previsto dal Gdpr (il recente regolamento europeo sulla privacy n. 679/2016).
Si tratta, spiega il Garante, di un documento “contenente le principali informazioni (specificatamente individuate dall’art. 30 del RGPD) relative alle operazioni di trattamento svolte dal titolare e, se nominato, dal responsabile del trattamento”.
Esso rappresenta uno dei principali elementi di “accountability del titolare, in quanto strumento idoneo a fornire un quadro aggiornato dei trattamenti in essere all’interno della propria organizzazione”, indispensabile per ogni attività di valutazione o analisi del rischio e dunque preliminare rispetto alle stesse.
COME VA COMPILATO IL REGISTRO E QUALI DATI CONTIENE
Il registro può essere sia in formato cartaceo che elettronico, ma in ogni caso deve recare in modo verificabile, sia la data della sua prima creazione che quella dell’ultimo aggiornamento.
Va esibito, inoltre, su richiesta del Garante.
Quanto ai contenuti, le informazioni che devono essere inserite nel registro delle attività di trattamento del titolare e in quello del responsabile, sono individuate dettagliatamente nell’art. 30, par. 1 e 2, del Gdpr.
CHI È TENUTO A REDIGERE IL REGISTRO
Tra i soggetti obbligati a redigere il registro delle attività di trattamento, oltre a esercizi commerciali, liberi professionisti, associazioni, ecc., figura anche il condominio.
Tuttavia non si tratta di un obbligo generalizzato, ma soltanto, spiega l’autorità garante, ove il condominio tratti “categorie particolari di dati”.
Si pensi, ad esempio, alle delibere per interventi volti al superamento e all’abbattimento delle barriere architettoniche ai sensi della legge n. 13/1989; o, ancora, ai dati sanitari relativi alle richieste di risarcimento danni comprensive di spese mediche in conseguenza di sinistri avvenuti all’interno dei locali condominiali (ecc.).
Quando, in ipotesi come quelle descritte, la tenuta del registro diventa obbligatoria, i dati da inserire possono limitarsi alle specifiche attività che impongono l’obbligo, potendo omettere le altre informazioni.
Infine, va evidenziato che nel caso in cui un amministratore gestisca più condomini, il registro dovrà essere suddiviso in un numero di sezioni corrispondente ai titolari per conto dei quali opera.